事業費の管理方法

=条件=

作業の目的

 * 1) あらゆるアイテムをリストして　全てに　見積もり、請求、納品、支払の記録　と　予算分類　を与える
 * 2) 残予算を常に把握し正しく執行する

データベース

 * 1) SAP=納品に基づく執行済み決算管理台帳、 会計用
 * 2) 発注EXCEL=発注にもとづくリアルタイム残額管理台帳、　計画用


 * SAPでは見積もり書納品書請求書が同時に入力される（納品済み記録）
 * 発注から納品まではアイテムによって数日から数か月の差がある.
 * 発注EXCELにあるがSAPにない項目=発注計画確定後納品前　この差額は数十万円から数百万円

SAP上に誰がアイテムを発生させるか場合分け(購入依頼書作成)
http://farm8.staticflickr.com/7110/6873485948_8369d2c2d7_m.jpg http://farm8.staticflickr.com/7179/6873485922_cef6a03243_m.jpg http://farm8.staticflickr.com/7189/6873485888_f7e716ecc8_m.jpg

書類による購入記録の管理

 * あらゆる購入品には　①から④が必要
 * アイテム単位で４種類バインドされて　アーカイブされてゆく
 * 1) 「ベンダー作成　印のある①見積もり書
 * 2) 「ベンダー作成　印のある②請求書
 * 3) 「ベンダー作成　印のある③納品書
 * 4) 槇作成　捺印の ④SAP　フォーマット　発注通知書または購入依頼書
 * 5) *④が　10万円以下のものは　「発注済み通知書(兼契約議決書）」　１０万円以上では　「購入依頼書」　となる
 * 6) *④は　本以外はSAPに出力させる　事後でもいいから納品後にSAPから印刷させる
 * 7) *④　は　本を買った場合には　エクセルフォームで　槇さんが作成しないといけない. 　(購入希望者に作成してもらうべきか）

ものの流れ

 * ベテランベンダーは納品書に検品印をもらった後で槇さんに提出し配達までしてくれる
 * それ以外のベンダーは荷物を本館止めで発送する. 　槇さんが開封し検品印をもらい配達しないといけない.
 * それ以外のベンダーは見積もり納品請求書のTriasを槇さんあてに郵送してくる.
 * amazonで購入した本の場合には　槇さんが　本館で開封し　図書と会計を本をもって巡回しないといけない

BK00: BUYING THINGS FROM KNOWN VENDERS

BK01:LabVenderTHINGS   BK02:VendertripleSHEET  BK03:VenderTHINGSNIG office  BK04:Vender(triple)SHEETNIG office  BK05:NIG(triple)SHEETStump(triple)SHEET  BK06:NIGStump(triple)SHEETcopy(Stump(Triple)SHEET) to BK07<BR> BK07:NIG<PASS>Stump(triple)SHEET<TO>Vender<BR> BK08:NIG<PASS>Things<TO>Vender<BR> BK09:Vender<DERIVER>Things<TO>Lab BK10:Vender<DRIVER>Stump(triple)SHEET<TO>Lab <BR> --- BK11:NIG<GENERATE>(triple)SAPrecord<FROM>copy(Stump(Triple)SHEET)<BR> --- BK12:Lab<SEARCH&FIND>(triple)SAP INEFFICIENT!!<BR>

-

BK13:Lab<COMPARE>(triple)SAP<WITH>Stamp(triple)SHEET<BR> BK14:Lab<MODIFY>(triple)SAP<INTO>(categorized(triple))SAP /end data<BR> - BK15:Lab<PRINT>(categorized(triple))SAP<INTO>categorized(triple)PRINT<BR> BK16:Lab<MODIFY>categorized(triple)PRINT<INTO>Stump(categorized(triple))PRINT /end sheet<BR> BK17:Lab<COPY+FILE>Stump(categorized(triple))PRINT <INTO>COPIED(Stump(categorized(triple))PRINT)FILE<BR> BK18:Lab<DERIVER>Stump(categorized(triple))PRINT<TO>NIG<BR>

-- BK19:NIG<FILE>Stump(categorized(triple))PRINT<INTO>Stump(categorized(triple))PRINT_FILE /end<BR>

BK20:NIG<PAY>Vender<ON>(categorized(triple))SAP<BR> BK21:NIG<CHARGE>Lab<ON>(categorized(triple))SAP<BR>

=ベテランベンダーで１０万円以下のアイテムの場合=
 * 1) 購入希望者から見積もりを見せてもらい　予算を確保するために費目分類して槇さんのエクセルに記録をつける(入力）
 * 2) *受付作成日|依頼番号|責任者発注者|適用|出金|備考
 * 3) *2011/4/22|10222642|大久保|ドメイン料|14700
 * 4) 物理アイテムフォルダー(クリアフォルダー）を発生させる
 * 5) 物理アイテムフォルダーにメモをいれておく　(発注者やベンダーや見積もりに関する）
 * 6) ベテランベンダーさんがitemと検品済みの納品書を配達してくれる
 * 7) 納品書を物理アイテムフォルダーに収納
 * 8) SAPにitemが登場しないか日々モニター
 * 9) SAPにitemが登場したら ”費目分類”をして　予算確定をする　(SAP上で確定ボタンを押す）
 * 10) SAPから発注済み通知書をプリントする
 * 11) 発注済み通知書に捺印し　納品書(オレンジ）　とともにコピーを作成
 * 12) オリジナルの発注済み通知書に捺印し　納品書(オレンジ）　は本館に届ける
 * 13) コピーはファイルしておく
 * 14) 槇エクセルの行を移動する(確保行から終了行に）

=新規ベンダーで１０万円以下のアイテムの場合　(本はこれが多い）=
 * 1) 見積もりを見せてもらい　予算を確保するために槇さんのエクセルに記録をつける(入力） maki-excel example
 * 2) 購入希望者からの情報に従い槇さんから　発注　(メイル）
 * 3) 物理アイテムフォルダーを発生させる
 * 4) 物理アイテムフォルダーにメモ(依頼メイルのプリント）をいれておく　(発注者やベンダーや見積もりに関する）
 * 5) NIGofficeに郵送される mbox に磁石で印があるとpurcel置き場を探す
 * 6) purcelとTriasを持って調達カウンターで検品してもらい何か同梱の紙に印をもらう(納品書は別便で郵送が多い)
 * 7) 槇さんがCIB棟まで運んでくれる
 * 8) 購入依頼者にitemを配達する
 * 9) Triasは槇さんに後日配送される
 * 10) SAPに槇さんがitem情報を入力する　　(タイプイン　正式名称＝納品書と同一でないといけない）
 * 11) SAPで予算確定をする　(SAP上で確定ボタンを押す）
 * 12) 面倒な時はpdfでOCRをかける　コピペ
 * 13) SAPから発注済み通知書をプリントする
 * 14) Triasと発注済み通知書を物理アイテムフォルダーに収納
 * 15) 発注済み通知書に捺印し　納品書(オレンジ）　とともに本館に届ける
 * 16) 槇エクセルの行を移動する(確保行から終了行に）