NewMailSystem

2011遺伝研ネットワーク刷新事業

=自前のMTAに対する措置=
 * 1) 自前のMTAを立てることでドメインのownerになりたい. 　すると管理者に頼まずにメイルアカウントを発行できる. 　多数
 * 2) *規則どおり遺伝研の管理下に入ってもらう. 　サブドメインによるアカウントの区別はgmailに同じサブドメインが切れるので解決.
 * 3) DBの入り口に自前のMTAを立ててDBへの入力プログラムの一部として使う. 　DDBJ
 * 4) *DMZにmail-gwを立ててgmailから転送をうける. ただし以前と違いスパムに無防備なのでgmailからしかメイルを受け取らない設定です.
 * 5) *g-mail.nigに各MTA対応のアカウントを作り、そこに転送設定してmail-gwに送り内部向けのMXレコードで配送


 * 1) 電子決済システムなどで自動で本人確認をする. ウエブプログラムの一部でメイル送信機能を持つ. 自動送信だけでなくリターンメイルを受けるのが大事. NBRP
 * 2) 今後受信の必要なMTAはDMZに立ててもらう. 　送受信が必要なので現状で満たす方策なし. 　外部クラウドをかりて対応する.

=NOTICE= 11:21, 7 February 2012 (JST)~

自分でメイルサーバーを運用中の方にお知らせ(一般利用者の方は関係しません)
所内設置のmailgw(mail gateway)に依存する環境について
 * 2/24の夕方～2/25の午前中に既設メールサーバ機器の運用を停止する予定です(詳細時間は別途連絡致します).
 * 停止する内部メールサーバ(mailgw.nig.ac.jp)を経由してのメールの転送を維持するために所外送信専用メールゲートウェイサーバを従来のmailgwと同じIPアドレスで新設する予定です.
 * 対象機器を運用されている方は、現状のままで送信が保障されますが不達等の受信はできなくなります. ご容赦ください.  ex.対象機器：次世代シーケンサ機器、インテリフリーザーなど直接mailgwにSMTP接続してログ送信を行っているような機器

上記内容に関連して、ご質問、ご相談のある方は、XXXXまでご連絡ください.

NOTICE on the effect to user's own MTA (mail Transfer agent) programs

 * We remove the present NIG mail server on 2/24-2/25.
 * Most of you will not be affected at all.
 * For the in-campus mail server programs, we will introduce mail sending gate way server under the same IP address.
 * Sending mails via mail gateway will not be affected but your MTA will not be able to receive mails.
 * For details contact

=Q&A News=
 * 1) *注意：　大きすぎる添付ファイル等で迷惑な利用をすると２４時間停止のペナルティーが課されます.
 * 2) *CAUTION: Penalties will be applied for Bad Manners.
 * 3) *添付ファイル上限：25Mです. 　これ以上の大きさはメイルでは送らず別の方法でやりとりします. 　無償のファイルサーバにUPしてURLだけ送るのが便利です.
 * 4) *Att File Size limit =25M, If you need to share larger files, use free file sharing servers.
 * 5) **ex. 　Drawpr is your way to store & share your files with your friends - easily. http://drawpr.com/#

IDPnjdhX6qA 


 * 1) 自動転送現行メールシステムで設定してあったforward設定は、Gmailには引き継がれません. Gmailの設定画面で新たに設定し直すことが必要です. 「設定」→「メール転送とPOP/IMAP」
 * 2) *（注意）時々説明の７番で終わってる人がいます. 最後に新アカウントの設定画面でラジオボタンの位置を確認してください.
 * 3) *Let the new account FORWARD the incoming mails to different account.
 * 4) *（caution) sometimes people finish setting by process#7 in the above url. Confirm that radio button is correctly placed in the setting page of your new @nig.ac.jp account.
 * 5) 現行WebMailシステムが内部メールサーバからメールを取得する際、内部メールサーバにメールを残す設定にしていた場合には、内部メールサーバからデータを移動することは可能です. 手順書：過去メイルの移動　　　残さない設定をしていた場合には現行の遺伝研WebMailシステムからGmailへ、過去のメールデータを一括移動する方法はありません. 申し訳ありませんが、1件ずつ移動していただくしかありません.
 * 6) *遺伝研のウエブメイルはスパコン機器で動かしているので２月半ばまでで撤去される
 * 7) *メイルデータはウエブメイルサーバにはベンダ独自のＤＢに取り込まれているのでコピーをおいておいても同社のウエブメイルサーバプログラム経由でないと選択取り出しができない
 * 8) *遺伝研メイルサーバに保存をのこす設定になっていれば通常のメイラーを用いて吸い上げることができます.
 * 9) Microsoft Outlookの自動設定は、タイムアウトになって完了しないという報告がありました. Microsoft Outlookの設定は手動設定でお願いします.
 * 10) Gmailでは、自分宛に発信したメールは受信トレイには入りません. 送信済メールフォルダに入っています.
 * 11) 他のアドレスでメールを送信するには事前の設定が必要です. http://support.google.com/mail/bin/answer.py?hl=ja&answer=22370
 * 12) DNS書き換え日(DNS-day)は１月１２日１３時に決定しました. 　DNS-day has been fixed to Jan 12, 13:00.
 * 13) info@xxx 的なアカウントを個人と同様に申請している皆様はグループメイルになります. 　また一般に顧客対応のinfo的なものにはmaildealer[]などの有償サービスがよく用いられるようです.
 * 14) 退官教員及び卒業生等外部からの利用者へのパスワード通知. 所属していた研究室に封書で渡してあります. 研究室から送付されるはずです. 不可能な場合は、随時事務より郵送します
 * 15) 入れかわりの激しい役職では架空アカウントの"パスワードを伝達”して便利に使っているようです. 　いい考えのようですがパスワードの拡散に歯止めがきかなくなると匿名メイルアカウントは自損他害のおそれがありますので　アカウント申請とその消去の閾値を下げることで対処するべきかと思います

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=NIG メイルのgmailへの移行事業 Moving NIG mail service to google cloud = DDBJシステム管理チームではこれまでNIG用メイルサーバーを維持してまいりました. しかしながら最近はスパム対策や停電対応などの頻度が高く人的維持コストは膨らむ傾向にあります. 一方で商用クラウドサービスの充実は目覚ましくメイルサーバーも電気やガスと同様にアウトソースするようになりつつあります. システム管理チームではeducation用gmail(無料）への移行を検討してきましたが教授会議で承認をいただき今年度のメイルサーバー群のリース切れを機会に移行を行います. 　DDBJ system managing team has been maintaining mail service for almost 20 years. The cost for that has been increasing whereas its advantage has been shrinking. Approved by Professors meeting, we move NIG mail services to Google EDU service at the timing of replacement of our computer system.

移行事業の方針　Overview

 * ①メールサーバ廃止に伴いメール送受信をGmailに移行　(NIG will stop to have own mail server locally) 
 * Google Apps for Education を利用 ( Will Use Google cloud as own mail server)

( We have registered nig.ac.jp domain to google. We can use lab/genes.nig.ac.jp as aliases for them)
 * ②同じアドレスが使えます　lab/genesサブドメインを廃止しニックネームとして登録、本アドレスはnig.ac.jpドメインに統合


 * ③現在有効なMLは全て移行(アドレス変更はありません) We will transfer Active mailing list to new service )
 * 下記のMLはGoogle groupsへ移行 The criteria for "active" is 
 * 1) ①事務用途のML NIG Office 
 * 2) ②12ヶ月以内にトラフィックのあるML Used in 12 month
 * 3) ③存続ご依頼のあったML So asked 
 * 4) ④送信専用のML（メルマガ）については外部クラウドサービスから送信 A big set of Addresses for broadcasting (News letters) will be taken care of separately 

タイムライン

 * 1) @nig.ac.jpドメインのグーグルEDUサービス（gmail）への登録：終了
 * 2) John@nig.ac.jp アカウントを作成し 登録し別名（ニックネーム)で John@lab[genes].nig.ac.jp と登録：終了
 * 3) メイリングリストアカウントも同様に作成し現状のメンバーとニックネームを登録：終了
 * 4) 封書で各自にパスワードを配達：12/27
 * 5) 各自gmail　account にログインし覚えられるパスワードに変更:12/27以降
 * 6) 遺伝研のネームサーバーのメイル用ファイルを書き換える　以後gmailサーバーにメイルが届けられます:DNS-day= 1/12
 * 7) 必要があれば過去メイルを各自でgmailアカウントに転送する（一括転送法は後述）:　1/12 から2/17まで
 * 8) 現在利用している遺伝研のメールサーバーのレンタル期限切れにともなう撤廃：2/17

Time line

 * 1) Register @nig.ac.jp domain in Google : Done
 * 2) Create John@nig.ac.jp account with nickname John@lab.nig.ac.jp in G-mail server :Done
 * 3) Create mailing_list@nig.ac.jp with the same members and nickname mailing_list@lab.nig.ac.jp: Done.
 * 4) Physically deliver initial password to every mail users: December 27.
 * 5) Period to initiate your gmail accounts: December 27 to January 12.
 * 6) Change MX-file in DNS, mails start to be delivered to gmail : January 12. (tentative)
 * 7) Period to transfer your old correspondences to new g-mail account: January 12 to Feburary 17.
 * 8) Rental period for present NIG mail server run out: Feburary 17.

メール/ネットワーク運用規約・手順の見直し
メール/ネットワーク運用規約・手順の見直し

=利用者の方へお願い　How to initiate your new mail system = ログインするアカウントはjohn@nig.ac.jp です. メイルアドレスはjohn@lab.nig.ac.jp とjohn@nig.ac.jpを両方使えます

現在のメイルシステムを使ってる間にお願いすること　Before DNS-day (January 12th (fixed))
--- Given your present mail address is "John@lab.nig.ac.jp".
 * 1) すでに皆様用に現在と同一のメイルアドレスを持つアカウントがgmailのサーバーにもできています
 * 2) tarou@lab.nig.ac.jpのかたにはtarou@nig.ac.jpというアカウントにtarou@lab.nig.ac.jpのニックネームを与えています.
 * 3) 　これまで同様にtarou@lab.nig.ac.jpあてのメイルは配送されます.
 * 4) 配布された初期パスワードを同封の手続きに従って好きなパスワードに変更ください. １月12日までに行ってください. Gmail設定手順書
 * 5) メイルは1月12日に予定している配送システム用のファイルの書き換えまではここには配送されません.
 * 注意googleでログインするアカウントはjohn@nig.ac.jp です. メイルアドレスはjohn@lab.nig.ac.jp とjohn@nig.ac.jpを両方使えます
 * TIPS:もし個人契約のアカウント(gmail等)に結局すべてメイルをフォワードして見てるひとはここでNIGgmailにフォワードを書いておけば終わりです.
 * 1) We already have permission to Log-on to Google mail server to read-write setting files under domain of "@nig.ac.jp".
 * 2) We are now creating "John" account in "@nig.ac.jp" domain in Google server.
 * 3) We also register "@lab.nig.ac.jp", "@genes.nig.ac.jp" as "nickname domain" for "@nig.ac.jp"
 * 4) At this point mail send to "John@lab.nig.ac.jp" is still delivered to NIG mail server, because MX file in DNS server (mail exchange file, which dictate the mail delivery) says that "@nig.ac.jp" is in Mishima.
 * 5) We physically deliver initial password for John@nig.ac.jp account via NIG office.
 * 6) You will be requested to log-in to your google account to change your initial password to memorable one,before the "DNS-day". For procedures, see Gmail設定手順書.
 * NOTICE: Your google EDU　account is john@nig.ac.jp, it has alias john@leb.nig.ac.jp. you can use both of john@nig.ac.jp and john@lab.nig.ac.jp.

メイル配送先切り替え後　After DNS-day (January 12th, fixed)
--- ※ご注意 下記の期限を過ぎますと、IMAP4で現行メールサーバにアクセスされている方に限り過去メールが取り出せなくなります. '期限：2012/2/17まで' 手順書：過去メイルの移動
 * 1) 1月12日（決定）にメイルの配布システムが参照するファイルを書き換え、遺伝研あてのメイルの送付先をgmailサーバーに変更します
 * 2) これ以後　@lab.nig.ac.jp, @genes.nig.ac.jp あてのメイルはすべてgmailサーバーの@nig.ac.jpに送られます.
 * 3) 過去のメイルは遺伝研メールサーバーに保存されていますので過去メイルの移動 に従ってgmailサーバーに回収してください.
 * 4) 　2月17日には遺伝研メールサーバーはレンタル期限切れで撤収されます. 　これまでに回収をお忘れなく
 * 参考:http://support.google.com/mail/bin/topic.py?hl=ja&topic=1668961&from=12806&rd=1
 * 1) On "DNS-day" (At some point in Janurary, we plan to synchronize this point to the power shut-down of NIG supercomp servers for replacement), we re-write a MX file which will be looked up by the ac.JP DNS server to show that mail server for "@nig.ac.jp" is a google server.
 * 2) After that, all mails send to John@lab.nig.ac.jp will be sent to Google server with account John@nig.ac.jp, who has a nickname John@lab.nig.ac.jp.
 * 3) You can browse your mails either by the web browser or your mailer application (for setting see below)
 * 4) Messages in Other protocols such as http, ftp, SSH addressed to "@nig.ac.jp" are still directed to Our campus because they do not look-up MX files.
 * 5) At this point NIG-mail server is still in operation, saving your old mails.
 * 6) You can extract your old mails from this server according to the procedure  過去メイルの移動 until 2012-02-17, when NIG-mail server runs out of rental period.
 * Ref:http://support.google.com/mail/bin/topic.py?hl=en&topic=1668961&hlrm=ja&from=12806&rd=1

= ヘルプデスク設置　HELP Desk　= ヘルプデスク全対応ログ
 * Gmailのヘルプサイト：　http://support.google.com/mail/?hl=ja
 * 多少の困惑が予想されるDNS-day前後には数日　専門の技術者に常駐してもらいます
 * １月5日から13日まで. (ヘルプデスクは終了しました)
 * Gamil help site: http://support.google.com/mail/?hl=en
 * Engineers for mails will be always staying at your service on Jan. 5th(Thu),6th(Fri),10(Tue)to13(Fri).(Finished)
 * Q&A

=　自前でメイルサーバーを立てている方へ　Secondary mail servers in NIG domain =
 * F/Wの設定を見ると現在遺伝研内では自前で自由にメイルサーバーが立てられる状況です
 * 自前でメイル集配プログラム(MTA)を立てるのははあるアドレスへのメイルをプログラムで自動処理する場合だと思われます. （他にあれば教えてください）
 * 事業等で定型メイルを頻繁に受け付ける場合にはMTAを使って下流の自動処理プログラムに流しデータベース管理することをしばしば行います.

(参考)http://support.google.com/a/bin/answer.py?hl=ja&topic=9202&answer=176600
 * 自前でMTAを立て続けても現在の設定ではNIGメイルサーバを経由していますのでメイルは受信できません.
 * DNSとFWの設定で自前サーバーにメイルを到達させることは可能ですがこれまでと違って自前でスパムフィルター等の安全装置が必要になります.
 * 来年度からはメイルをクラウド化して運用費を下げるのでSPAMチェック、ウィルスチェックソフトは研究所として用意していません.
 * googleは、SMTPゲートウェイが見えています. メールサーバをホワイトリスト登録して、送信を中継することは可能です. ただ、機械的に大量にメールを送りつけるとすると、googleの内部的な制限に引っかかる可能性はあります.


 * 安全装置を自前でつけたメイルサーバーを自前で立てることを許可するか否かはネットワークポリシーの問題です.
 * メッセージを受けて機械的に管理する方法は現在ではほかにいくつもやりかたがあります.
 * ただし事業系で複雑にシステム化が出来上がっている場合には急な変更は危険だと思われます.
 * たとえばDDBJでは受付管理に複数のMTAを動かしています. これまで対応策を検討してきましたがスパコン移行と重なりお手上げになるかもしれません.
 * 同様にバイオリソースではリソースリクエストの管理を行っていますが　現在クラウドへのMTAの移行で外部化する努力をしてくれています.
 * 一定の猶予期間を設けていただいてその後は　内部でMTAを立てることを禁止するのが穏当な方法ではないかと考えています.
 * DDBJのML

=以下は参考程度の調査記録です UNORGANIZED ITEMS FOR LESS IMPORTANCE= 想定問答 Q & A

Forward 設定は
Q: 今 個人でgmail を使ってて　NIG account には　forward してもらってるんですけど　Gmail to Gmail のforward ってできるんですか？ Gmail では、必要に応じて受信メールを別のアドレスに自動転送することができます. メールを自動転送する方法は下記の通りです. 1.Gmail ページ上部にある歯車のアイコンをクリックし、[メール設定] を選択します. [メール転送と POP/IMAP] タブ＞[転送] セクションで [転送先アドレスを追加] を選択します. 2.メールの転送先のメールアドレスを入力します. セキュリティ保護のため、Google からそのメールアドレスに確認メールを送信します. 3.転送先のメール アカウントを開いて、Gmail チームからの確認メールをご確認ください. そのメールに記載されている確認リンクをクリックします. 4.Gmail アカウントに戻って [受信メールを次のアドレスに転送] オプションを選択し、 プルダウンメニューから転送先アドレスを選択し、メールに対する操作を選択できます. ※メールのコピーを受信トレイに保存したり、[すべてのメール] や [ゴミ箱] へ 自動的に移動するように設定を可能です. 5.[変更を保存] をクリックします. ※フィルタ機能を使うことで特定の条件（宛先、キーワード等）に一致するメールだけを 転送することもできます.

利用者の手間はごくわずかです Users will be requested to do some small things on their PC.
Q1: 利用者がする一定の作業ってなんですか？ A1: 現在のメイルの使い方によって違います. 想定される典型についてご説明します.  E:What you should do depends on how you are using mail service. 典型１:私はいくつかのアカウントをもってて私用と公用の名前を使い分けてます. でもすべて個人gmailにフォワードしてます. 何をすればいいですか？ 作業１:集中場所を他のサービスも付属してる遺伝研gmailに変更したほうが便利です. 名刺的なアカウントの使い分けには返信のfrom：記載を今まで同様自由に使いわけてください.  Work1: When you are using a web mail account to unify the receiving account, just change it to new nig account.

典型2:私は個人でひとつ仕事でひとつアカウントを持ってて両方ユードラで読みだしてます. ユードラから抜ける気はありません. 何すればいいですか？ 作業2:ユードラなどメイルソフトの２項目の設定変更だけです. 読みに行くサーバー(POP接続先)と配送をお願いするサーバー(SMTP接続先)を現在の遺伝研サーバーからgmailに書き換えればＯＫです. またgmailはPOPより上等のIMAPにも対応してますので多機能好きのひとはお使いください work2: If you are using your mail soft as receiving account, you need to change POP and SMTP connection to nig g mail.

典型3:典型２なんですが過去メイルを全部ウエブで見れるようにもできますか？ 作業3:方法をご説明しますので個別にお願いします. <BR>

方法１．利用者の一定作業の作業3については、IMAP接続をすることで過去のデータを同期して取り込むことが可能です. <BR> 参考URL http://mail.google.com/support/bin/topic.py?topic=12806 （ユードラの場合はその他のメーラーを選択になります）

新機能 New functions provided for all users
Q:管理が楽になるのはわかるけど利用者には何かいいことあるの？ Is there anything good for the users?<BR>

A1:従来は、スーパーコンピュータシステムのメンテナンス、停電等でメールも停止しましたが、当然これがなくなります！ Never downs.<BR> A2:スパムフィルターもいままで買ってたフィルターがgoogleに勝ってるとは思えません Better spam filter. <BR> A3:ウエブメイルですので海外でも誰のマシンからでも自分のメイルが使えます. Web mail. <BR> A4:携帯、スマートフォン等などからも遺伝研メイルアカウントが使えます. From cell phone. <BR> A5:ウエブメイルですのでＰＣを買い替えたときに昔のアーカイブをコピーしたりの作業からも解放されます No migration of mail db<BR> A7:メールスプールのサイズは、1ユーザあたり25GBになり、従来よりは拡大します. IMAP <BR> .<BR>

LIMITATIONS AND RULES in GMAIL SERVICE

 * 注意：　大きすぎる添付ファイル等で迷惑な利用をすると２４時間停止のペナルティーが課されます.
 * CAUTION: Penalties will be applied for Bad Manners.
 * 添付ファイル上限：25Mです. 　これ以上の大きさはメイルでは送らずftpします. 　無償のファイルサーバにUPしてURLだけ送るのが便利です.
 * Att File Size limit =25M, If you need to share larger files, use free file sharing servers.
 * ex. 　Drawpr is your way to store & share your files with your friends - easily. http://drawpr.com/#

http://farm8.staticflickr.com/7014/6586943573_61e23ac270_b.jpg http://farm8.staticflickr.com/7033/6586998235_b200d2cca6_b.jpg

Eudraに大事な古いメイルがあるんですけど For those who has been living with Eudra db
Q: ウエブメールじゃなく慣れてるメールソフト（ユードラ、アウトルック等）で管理したいんですけど <BR> A: gmailもサーバーですので普通にお使いのメールソフトのメイル取得先(POP相手）と配送サーバ(SMTP先)を書き換えていただくとメールソフトを介して出入配送されるようになります. 移行時に説明します. <BR> A:また、お使いのメールクライアントが対応していれば、IMAPでも利用可能です. <BR>

国立研究所として問題はないのか Who else is using Google EDU services?
Q:海外資本の私企業に依存して恥ずかしくないのか？　<BR> A:維持コストも税金から出ています. メンツより費用対効果を考えるのは正しいことです.

Q:情報漏えいにつながらないか？<BR> A:契約にきちんと明記されていますので　情報漏えいの面からも現状の個人まかせよりもむしろ安心です.

Q:僕は臆病で何でも先頭を走るのが好きじゃないんですけど. <BR> A:今や先頭ではありません. 以下の大学がgmailを利用しています. Here is a long list of universities using g-mail. http://koikek.web.fc2.com/gmail_academic.html (個人のサイトですので、信憑性は自己責任で判断ください) Gmail導入大学をググっていたところ、Gmail（Google Apps）導入大学一覧（2010.11.09）が http://koikek.web.fc2.com/gmail_academic.html にありました. 国立大学では、岡山大学、東京医科歯科大学、一橋大学といったところがリストにありました. 一橋大学については、メールセキュリティアプライアンス「Mirapoint RazorGate」を採用したという記事もありました：　http://japan.zdnet.com/security/case-study/20426292/ この記事では、GMAILに加えてこのアプリを導入したようにも読めます.
 * 菅原先生より

=その他懸案 miscellanous =


 * これまで遺伝研はスパコンユーザーにはすべてメイルアカウントを無償で提供してきました. ２０年前にはありがたいサービスでしたが現在はほとんど価値のないサービスです. 　今後はメイル利用は研究所員に限定して行うことになります.


 * その他退官される先生等についてもgmailの利用になれておいていただいたら、個人gmailアカウントを取得していただいて、そちらにフォワード設定、一定期間で解約という流れでＯＫかと（gmailのアカウント間でフォワード設定できるのか確認）


 * 数百～数千アカウントを管理することになるので、アカウント管理をどのようにするのか(手動/CSVか、LDAPサーバで情報を保持し、これと同期させるか)について検討が必要です. <BR>

=ランダム問答= 質問：現在利用中のメーリングリストはどうなりますか？所内向け，所外向けとあります. ドメイン： @nig.ac.jp 　　@lab.nig.ac.jp 　　@ddbj.nig.ac.jp 答え：全てGoogle groupsへ移行（????@nig.ac.jp）への変更になります. よって MLのドメイン名が変更になります. 例：ddbj@ddbj.nig.ac.jp→ddbj@nig.ac.jp. メーリングリストへの登録・削除管理は、自分達でユーザ自身が行います. Google groups は原因不明の遅延・喪失の発生頻度が高くメーリングリストの代替えには危険が大きいと思います. MLアカウント維持のための送信サーバは残せませんか？維持コストは少ししか かからないと思います. （真島）<BR><BR> 受信も許すメイルサーバーはフィルターなどのスパム対策のコストが馬鹿になりません. 少数なら外部に委託可能です. メルマガ専用の送信専用サーバーは検討に値します. 「他人に頼まなくてもMLが作れる」というのは魅力の一つです. <BR> 新規に Google groups を研究室内連絡に使用したい人には有効でしょうし、内輪には手軽で良いでしょう. が、既に業務用の外部連絡窓口となって久しいアドレス、メルマガに近い運用のメーリングストなどに関しては Google groups は向いていないと思います. 数時間の遅延でも利用者に迷惑をかけることがあり得るので. （真島）

メーリングリストについて外部ドメインのユーザーをGroupsのユーザーに入れる場合は真島様の指摘がある通り注意が必要になります. 例えば、外部ドメインのユーザーアカウントが削除されて受信ができない場合に、エラーが発生してそのGroups自体の送信が出来ないようになります. （これはSPAM対策の処置です. ）

これ以外にも不特定多数のユーザーが利用することを前提としている仕様により、お客様に原因不明感じさせることがございます.

<BR><BR> 質問：必要な期間だけ，メールを流れる様に設定しているメーリングリストは？ 答え：ユーザが自分でメール送信をオンオフに出来ます.

Q: 事務は役職や課単位でメイルアドレスを持っています　これは人間の移動も多いし特別扱いしたほうがよさそうです. 大久保

真島さん聞取2011/11/29 by 神沼

Google groupsのアーカイブ機能の不足点

スレッドは、よくわからないブラックボックスで制御もできません. 関連メールが必ずしもまとまるものではなく、検索系のインデックスも、 データの取り込みより遅いため、目的のメールが取り出せません.

また、大量にたまった後のアーカイブ状態にも不安が残ります.

ともかく、内部用のメールの少ない連絡なら構いませんけど、 外向けには使えないと思います

どのように考えているのか、わかりませんが、Googleグループ というのはメール機能付の掲示板です. メーリングリストではありません. ---

=山田さん@高木研によるサマリー 2011-11-28=

「遺伝研 太郎」さんの現在のメールアドレスが tidenken@lab.nig.ac.jp の場合

Gmailで利用できるメールアドレス 正式アドレス     tidenken@nig.ac.jp Google Appsにログインする時はこのアドレスを用いる ニックネームではログインできない

ニックネーム1    tidenken@lab.nig.ac.jp ニックネーム2     tidenken@genes.nig.ac.jp ニックネーム1とニックネーム2は自動的に付加される

ニックネーム宛のメールも同じ受信トレイに入ります (あくまでも別名であり、異なるメールアドレスというわけではない)

ニックネームを追加設定できます ただし、ニックネームの設定作業は利用者本人ではなく管理者のみが可能 →利用者から要望があれば、管理者が登録作業をおこなう(運用開始後の対応としたい)

既に同じメールアドレス(ニックネームを含む)が存在すれば、設定時にgoogleから拒否される ニックネームの例 ニックネーム3    taro.idenken@nig.ac.jp  (例) ニックネーム4    taro.idenken@lab.nig.ac.jp ニックネーム5     taro.idenken@genes.nig.ac.jp ニックネーム3を登録すると、ニックネーム4とニックネーム5が自動的に付加される

=ML=
 * groups はほとんどの場合便利なＭＬとして使えますが人数に上限があります.
 * ＠nig,＠lab のＭＬはすべて日立システムズがgmailに移行しておいてくれます.
 * それ以外のML　＠ｄｄｂｊなどの取捨選択を行っています. 18:45, 12 December 2011 (JST)
 * サービス窓口やウエブのヘルプなど不特定外部ユーザーのチームへのコンタクト info@ddbj　的　　管理側でgroupsに移行
 * developper@的な　主に内部のものの情報共有　メンバー固定のCCメイル　Tracなどで重要度減　必要なら各自groupに新設
 * 全員に連絡事項など　広報用　nig-all的　またはmail-magazine　送信専用サーバーに再登録

=調達チームからの広報= 2011-12-16 https://mail.google.com/mail/?shva=1#inbox/13445d5aa0525fe9 遺伝研の皆様： Gmailへの移行の詳細につきましては、別途ご報告致しますが、来年1月初旬を予定しております. したいと思います. 以上よろしくお願いします. 平成23年12月16日 電子計算機委員長  藤 山  秋佐夫
 * 所内ネットワークの移行工事では、ご協力をいただきありがとうございます. これと並行して、メイルシステムをgmail に移行する準備を進めています.
 * 現在、遺伝研には200あまりのメイリングリストが登録されていますが、使われていないものも多いように見えることから、この機会に下記の要領で整理を
 * １）事務系のＭＬは、すべて自動的にgmail groupsに移行します.
 * ２）最近の1年間で使われた履歴があるＭＬは、すべて自動的にgmail groups 移行します.
 * ３）上記、１）、２）以外のＭＬについては、「お申し出のあったＭＬのみ」、gmail groupsに移行しますこれまでに、システム管理局に依頼してメイリングリストを作成した覚えのあるＭＬオーナーの方で、「今後も使用する予定」がある場合には、そのアドレスをお知らせください. ご自分でサービスサイトを作成され、info@などを回覧されている場合も、ＭＬ扱いになっています.
 * ４）ＭＬのリストデータは今年度内は保全しますので、今後もお申し出があれば対応できますが、その後は個人情報管理規則上廃棄させていただきます.
 * ５）データの性質上ＭＬのリストデータは配布できません. ごらんになりたい方は大久保教授までご連絡下さい. 面談で提示可能だそうです.

- 21:27, 11 January 2012 (JST) 遺伝研の皆様　　all-nig で失礼します.

gmail 移行ではお世話になっておりますが 明日のMX書き換えを控え重大な間違いが発見されました. （所員のかたがお教えくださいました）

①Gmail使用開始のため、メイルソフトを手動設定で行う方すべてに関係します ②誤植箇所は　メイルソフトに設定する送信メイル設定(SMTP)パラメタです. ③誤植内容は　SSL ポート番号：456 で　正しくは　465　です.

設定手順書ページ　６枚目７枚目のスライドに赤字で値の変更を反映させましたのでご確認ください. http://goo.gl/8oP5W

よろしく対応お願いします. --- Regarding transfer to g-mail services.

One serious typo error in gmail setting procedure information has been reported.

①It will affect all the users who set mail client soft manually. ②Error is in SMTP parameter ③The wrong value is "SSL: 456", whereas the correct value is "SSL: 465".

The above corrections have been reflected in the wiki site below. http://goo.gl/8oP5W

あわただしくてすみません. ご協力を感謝します

大久保